Meer grip op risico’s in crisistijd

3 tips voor een snelle en passende escrow-regeling

Heel wat bedrijven worstelen momenteel met flinke uitdagingen door de coronacrisis. Zij zetten alle zeilen bij om de continuïteit te bewaken. In deze situatie wilt u zich concentreren op kernactiviteiten en is er geen ruimte voor extra risico’s. De software en SaaS-oplossingen moeten dus in ieder geval gewoon blijven werken, juist nu. Een escrow-regeling voorkomt deze extra zorgen. Dan weet u zeker dat de software voor bedrijfskritische processen in de lucht blijft.

Bedrijven beseffen nu meer dan ooit hoe belangrijk betrouwbare software is voor de bedrijfsvoering. Het vormt de basis van alle bedrijfsprocessen, van de planning en logistiek tot inkoop en financiën. Juist nu sommige bedrijven knokken voor hun voortbestaan, is grip op risico’s, groot en klein, cruciaal. Een kleine kink in de kabel kan makkelijk een domino-effect hebben.

Een krachtig instrument

Als bedrijven geen extra risico’s willen en kunnen lopen, kan escrow betekenisvol zijn. We weten dat het geen heilige graal is en zeker geen oplossing voor de huidige crisis. Alleen al omdat een escrow-regeling per definitie reactief is en zich richt op schadebeperking. Tegelijkertijd is het wel een krachtig instrument om risico’s rondom software te beheersen. En te waarborgen dat uw bedrijfskritische processen doorlopen als een software- of SaaS-leverancier in de problemen komt. Bijvoorbeeld als u nu een superhandige app gebruikt van een start-up die hard door de crisis wordt geraakt. U hebt momenteel immers wel andere dingen aan uw hoofd dan omgaan met uitval van software en daardoor stagnerende bedrijfsprocessen.

3 praktische tips voor een effectieve escrow

Als dit voor uw organisatie het moment is de risico’s bij leveranciers in te schatten en een alsnog escrow-regeling op te tuigen, geven we drie praktische tips. Zo weet u zeker dat dit risico in ieder geval snel, efficiënt en compleet afgedekt is.

Tip 1: Doe een quick-scan

Weet u precies welke software of SaaS-oplossing van welke leverancier u gebruikt voor welke bedrijfsprocessen? Dat is sowieso relevante informatie. Maar neem daar dan in ieder geval ook een quick-scan van de ‘escrow-waardigheid’ van specifieke leveranciers in mee. Heeft u al een escrow-regelingen getroffen of zou dat toch heel relevant zijn? Antwoorden op deze vragen zijn essentieel om te waarborgen dat uw business gewoon doorgaat als een leverancier onverhoopt failliet gaat.

Tip 2: Kies voor overleggen, niet overvallen

Een escrow-regeling komt altijd tot stand in overleg met de softwareleveranciers. Bereid ze daar goed op voor. Softwareleveranciers zien hun broncode als hun kroonjuwelen en zijn daar terecht zuinig op. Duw ze geen escrow-regeling onder de neus met het verzoek om bij het kruisje te tekenen. Ga altijd in overleg en maak de escrow-wensen vooraf kenbaar. Dan weten alle betrokkenen wat er verwacht wordt en is de kans op vertraging minimaal.

Tip 3: Zorg voor een passende dekking

Sommige organisaties zien escrow als een corveetaak. De deal is gemaakt en de software draait. En oh ja, we moeten de escrow nog ‘even’ regelen. Voorkom een ‘Afvink escrow’ en kies een passende oplossing. Ook als u het proces nu in gang zet. Een SaaS-oplossing vereist een andere dekking dan on premise software. Bij een SaaS-oplossing is het niet voldoende om alleen de broncode in escrow te geven. Bij problemen wilt u namelijk wel weten wat er met de data in een datacenter gebeurt of hoe de functionaliteit behouden blijft. Dit zijn wezenlijke vragen die goed beantwoord moeten worden.

Neem geen risico’s

Als u nu een escrow-regeling wilt opzetten, schakel dan snel. Een goede escrow hoeft geen maanden te duren. Sterker nog, met een beetje goede wil van partijen is het binnen twee weken geregeld. Dat is voor alle betrokkenen prettig. Neem dus geen onnodige risico’s en zorg voor een escrow-regeling. Alleen dan weet u zeker dat uw bedrijf door draait als een softwareleverancier in de problemen komt. Ook in tijden van crisis. Of misschien wel juist in tijden van crisis.

Heeft u vragen over een escrow-oplossing of wilt u meer weten over onze dienstverlening? Neem dan contact met ons op.