MBO Amersfoort kiest voor zekerheid met Escrow4All

Van aanbesteding naar actie: waarom MBO Amersfoort escrow nodig had

MBO Amersfoort is een dynamische onderwijsinstelling met een breed scala aan opleidingen. De school staat midden in de samenleving en biedt studenten praktijkgericht onderwijs dat aansluit op de arbeidsmarkt. Toen de Marketing & Communicatie-afdeling van MBO Amersfoort aan de slag ging met een aanbesteding voor een nieuwe website, stuitten ze op een cruciale eis van de ICT-afdeling: de website moest veilig worden gesteld bij een derde partij. De reden? Zodat het eigenaarschap nooit ter discussie zou staan en een snelle doorstart altijd mogelijk was.

Van onbekend terrein naar strategische keuze

Voor Anne-Marie Moons, senior communicatieadviseur bij MBO Amersfoort, was escrow een onbekend begrip. “Ik had er nog nooit van gehoord. Onze ICT-afdeling bracht het in, en het kwam op mijn bordje om het te regelen.” Ze dook in het onderwerp en kwam in contact met Escrow4All. Wat volgde, was een intensief traject waarin juridische, technische en contractuele vraagstukken samenkwamen. “Normaal gesproken zijn dit soort projecten iets voor de techneuten, maar nu zat ik er middenin.”

Waarom escrow essentieel is voor onderwijsinstellingen

De keuze voor escrow was geen overbodige luxe. Voor MBO Amersfoort is digitale continuïteit essentieel, zeker bij bedrijfskritische applicaties zoals de website. Door een escrowregeling onder te brengen bij een neutrale partij, blijft het eigenaarschap gewaarborgd en kan de school in geval van calamiteiten direct schakelen. Dit voorkomt afhankelijkheid van leveranciers en zorgt ervoor dat belangrijke digitale middelen altijd toegankelijk blijven. Escrow4All borgt de broncode en essentiële gegevens, zodat de school volledige controle houdt over haar digitale omgeving.

Een complex proces met verschillende belangen

Het implementeren van escrow bleek niet eenvoudig. De ICT-afdeling van MBO Amersfoort stelde de eis, de marketing- en communicatieafdeling moest het regelen en de websiteleverancier had zijn eigen belangen. “Zij hadden maatwerk geleverd en wilden niet dat een andere partij daar zomaar mee aan de haal kon gaan,” legt Anne-Marie uit. “Dat leidde tot inhoudelijke discussies over eigenaarschap en intellectueel eigendom.”

Hierin speelde Escrow4All een sleutelrol. “Ze waren enorm geduldig en bleven telkens meedenken over oplossingen,” vertelt Anne-Marie. “Onze contactpersoon, Tongui, kwam met oplossingen van klanten in soortgelijke situaties. Ik waardeer hem ook om zijn geduld. Zijn aanpak heeft echt geholpen om tot oplossingen te komen die voor alle partijen acceptabel waren”

Meer dan alleen een back-up

Waar escrow vroeger simpelweg neerkwam op een kopie van de website op een veilige plek, zijn de mogelijkheden nu veel geavanceerder. “Ik dacht dat het gewoon een back-up was die je ergens opslaat, maar het bleek veel moderner te zijn.

Het resultaat: zekerheid en gemoedsrust

Na een intensief traject is de escrowregeling nu volledig ingeregeld. “We hebben een overeenkomst waar onze ICT-afdeling, het management en wij als marketing- en communicatieafdeling achter staan. Dat geeft rust,” zegt Anne-Marie. “En hoewel het een intensief traject was, ben ik blij dat we dit geregeld hebben.”

De samenwerking met Escrow4All was volgens haar cruciaal in dit proces. “Ze waren volhardend, secuur en coöperatief. Ze vertaalden juridische en technische taal naar begrijpelijke uitleg en zorgden ervoor dat iedereen zich in de oplossing kon vinden. Zonder hen was het niet gelukt.”

Een belangrijke les voor andere organisaties

MBO Amersfoort is niet de enige organisatie die zich bewust wordt van de risico’s van digitale afhankelijkheid. “Aanvallen op websites en dataverlies komen steeds vaker voor. Ik zou elke organisatie aanraden om na te denken over escrow. Het is misschien niet het meest sexy onderwerp, maar het kan je een hoop ellende besparen.”

Voor MBO Amersfoort betekent de escrowregeling dat ze toekomstbestendig zijn. Wat er ook gebeurt, hun digitale infrastructuur blijft beschermd. “En dat is een geruststellende gedachte,” besluit Anne-Marie.

Meer weten over escrow? Neem contact op met Escrow4All.