4 goede voornemens rondom Escrow

Gaat u afvallen? Stoppen met roken? Meer tijd aan uw geliefden besteden? De jaarwisseling komt eraan, het moment voor de goede voornemens. De meeste voornemens gaan over tamelijk ingrijpende gedragsveranderingen. Hoe grootser het voornemen, hoe groter de kans dat het niet gaat lukken. Dat kan anders. Ook kleine zaken – die lang zijn blijven liggen of geen aandacht hebben gekregen – kunnen een verschil maken!

Neem bijvoorbeeld IT. Wat staat er volgend jaar op uw agenda? De kans is groot dat Escrow er niet op voorkomt. Toch verdient Escrow een plaatsje in de hoogste regionen. Het heeft immers raakvlakken met de Business Continuity en Security domeinen. Bovendien is Escrow een middel om investeringen in nieuwe software te waarborgen, bijvoorbeeld voor Big Data of Internet of Things.

We helpen u op weg met 4 bescheiden voornemens die grote voldoening zullen geven:

1. Breng uw lopende Escrow-regelingen in kaart

Wees eens eerlijk: hoe lang geleden heeft u aandacht besteed aan uw Escrow? Doe dat toch maar eens. U heeft vast wel ergens een Escrow-regeling lopen, maar waar is toch die kopie van de voorwaarden of de overeenkomst? Verder zult u er misschien achter komen dat u betaalt voor een Escrow-regeling voor on-premises software die al lang niet meer in gebruik is of die inmiddels wordt geleverd als een SaaS-dienst in de Cloud. Of dat u diensten afneemt die niet meer nodig zijn. Ook kan het zijn dat die kleine applicatie is uitgegroeid tot mission critical software waar uw hele bedrijf op draait, zonder dat aanpalende diensten (SLA, Escrow) zijn meegegroeid.

2. Betaal niet teveel

Sommige Escrow-providers voeren bovenop de reguliere prijsindexering jaarlijks een prijsverhoging door zonder dat daar extra diensten tegenover staan. Jaar na jaar kan dat aardig oplopen. Hier kan op bespaard worden. En verder is het is zonde om te betalen voor maandelijkse deponering terwijl de frequentie van updates inmiddels is verlaagd tot eens per kwartaal. Nog iets: neem geen dure verificaties af voor software die op het punt staat te worden vervangen. Al met al vraagt Escrow maar een klein deel van het totale IT-budget. Maar alle beetjes helpen. Elke besparing komt ten goede aan andere delen van het budget.

3. Betaal niet te weinig

Wees ook weer niet te zuinig. Goedkoop is duurkoop, ook in Escrow. Regelingen die ‘niks’ kosten, geven doorgaans ook niks. Het is net als met budgetpolissen in de zorg; de lage premie vertaalt zich in lage service. Goedkope regelingen zijn lang niet voor iedere situatie of toepassing geschikt. Waarschijnlijk heeft de low budget Escrow provider naast de bewaarfunctie geen enkele andere taak of verantwoordelijkheid. En krijgt de afnemer garantie tot aan de voordeur. Of stamt het laatste depot uit het Windows XP tijdperk. Als je weinig betaalt en je niks krijgt, kun je net zo goed niks betalen.

4. Creëer een Escrow policy

Escrow-regelingen worden (te) vaak ad-hoc of ‘opportunity driven’ afgesloten, bijvoorbeeld omdat er aan het einde van het jaar nog wat budget is. Of juist niet, omdat de gebruiker een ‘goed gevoel’ heeft bij de veelbelovende start-up. Zo ga je als organisatie toch ook niet om met andere operationele IT-risico’s! Waarom dan wel bij Escrow? Stel spelregels op of maak een beslisboom voor Escrow, dan weet je wanneer er wel of geen Escrow nodig is. En zo ja, wat voor type Escrow. Kijk hierbij bijvoorbeeld naar de omvang van de investering, de aard van de software, de impact van onverwachtse uitval en de kwaliteit (jaren in business, solvabiliteit) van de leverancier.

Het mag duidelijk zijn: Escrow is geen dagtaak, het behoeft maar af en toe een klein beetje aandacht. Bijvoorbeeld aan het begin van het nieuwe jaar … De tijdsinvestering is gering, maar de opbrengsten kunnen groot zijn. Als dat geen goed voornemen is!

Wij wensen u een gezond en voorspoedig 2016 toe, waarin u wel de juiste Escrow heeft, maar deze niet hoeft aan te roepen.