Escrow onmisbaar voor bedrijfscontinuïteit: is deze garantie bij jouw organisatie al op orde?

Escrow is onmisbaar voor elk bedrijf dat software gebruikt, toch is  het geen SLA. Maar wat is escrow dan wel precies? De term komt je ongetwijfeld bekend voor. Maar gebruiken jullie deze onmisbare regelingen al? De kern: als je escrow heel basaal uitlegt dan is escrow een waarborg die je in de handen van derden geeft. In basis gaat het erom dat jij als opdrachtgever een potentieel conflicterend belang hebt ten opzichte van bijvoorbeeld je softwareleverancier. Want jij wil, ook als deze betreffende leverancier onverhoopt failliet gaat, de software blijven gebruiken als de leverancier niet meer verder kan of gaat. Wanneer de betrokken leverancier deze software vervolgens niet kan of wil geven dan sta je (als je geen escrowregeling hebt getroffen) met lege handen.

Zorg voor garantie op je software

Daarom is het wenselijk om de broncode van de software uit ons voorbeeld bij een derde partij in handen te geven, als waarborg. Dat is ook de reden dat deze waarborgen in eerste instantie door notarissen werden verzorgd. Je kent vast wel de term derdengeldrekening: de bankrekening die, beheerd door de notaris als onpartijdige derde, gebruikt wordt om de koopsom van onroerend goed op te stallen tot de zaak gepasseerd is.

Automatisering in jaren 80 aan de basis van escrow

Nu wil het geval dat software iets totaal anders is dan een hypotheekakte waar geld mee gemoeid is. Software en de onderliggende broncode bevatten een andere complexiteit dan een hypotheekakte. Zo wil je bijvoorbeeld dat de waarborg die in bezit is van je trusted partner, steeds aangepast wordt wanneer er veranderingen in de software zijn. De basis van escrow start begin jaren 80, toen er steeds meer geautomatiseerd werd. Zo hadden banken bijvoorbeeld te maken met complexe softwareoplossingen die ze gebruikten. In die tijd werkte één en ander nog met een floppy disk. We stonden nog ver af van de huidige software die dagelijks (of vaker!) wordt geüpdatet. Mede vanwege continue aanpassing is het belangrijk dat je escrow-agent in staat is om op het gewenste niveau met je mee te lopen. Bovendien wil je dat deze partner de nodige controles uitvoert. Want als er niet gecontroleerd wordt wat je in bewaring heeft, dan krijg je misschien niet wat je wilt.

Elk bedrijf is een techbedrijf

De afhankelijkheid van software is steeds groter geworden, de hele bedrijfsomgeving is anno nu geënt op software en het internet. Elk bedrijf is tegenwoordig een techbedrijf. De financiële gevolgen bij het failliet gaan van je softwareleverancier kunnen veel omvangrijker zijn dan de aanschafwaarde van de software zelf. Bijv. omdat je niet meer bij je belangrijkste klantgegevens kunt komen. Of omdat je website, waar je van afhankelijk bent, niet meer in de lucht is. Soms hebben de consequenties niet alleen commercieel, maar ook maatschappelijk hun impact. Wanneer informatie niet beschikbaar is kan dit grote gevolgen hebben. Denk bijvoorbeeld aan ziekenhuizen die niet kunnen functioneren zonder software, waardoor operaties mogelijk geen voortgang kunnen vinden.

Een SLA is géén escrowregeling

Het zal je niet verbazen dat wij graag een relatie met onze opdrachtgevers aangaan. Dat kán ook niet anders: men geeft ons immers kroonjuwelen in handen. Als het mis gaat wil men een oplossing. Soms denken bedrijven nog dat ze het goed geregeld hebben omdat ze over een SLA beschikken. Maar, als de leverancier er niet meer is dan kan deze de gemaakte afspraken niet meer nakomen. Het is misschien een beetje een vreemde vergelijking, maar je kunt een escrowregeling als een testament zien. Daarin regelt degene die er niet meer is, wat er met zijn nalatenschap mag gebeuren. En dat geeft, ondanks de trieste situatie, rust voor alle partijen.

Escrow als ultiem risicobeheerinstrument

Vind je kiezen voor een escrowregeling nog een brug te ver? Zorg er dan in elk geval voor dat je je inleest in de materie. Zodat je beslagen ten ijs komt wanneer je met je leverancier in gesprek gaat. Uiteindelijk is escrow een risicobeheerinstrument voor de continuïteit van je organisatie. Meer weten? Neem contact met ons op.