Zó voorkom je de 5 meest gemaakte fouten bij een escrowregeling

In dit blog lees je over de 5 meest voorkomende valkuilen bij het opstellen van een escrow overeenkomst en over hoe je het stappen in deze valkuilen voorkomt. Zijn er na het lezen van dit blog nog vragen of wil je sparren met een professional? Neem dan contact met ons op.

Valkuil 1 Te laat starten

Oplossing: het is nooit te vroeg voor een escrowregeling

Eigenlijk kun je nooit te vroeg starten met een escrowregeling. Te laat beginnen, soms zien we het zelfs ná de livegang, is niet aan te raden. Start bij voorkeur ruim vóór het tekenen van het contract met de softwareleverancier met nadenken over de escrowregeling zodat je deze zo optimaal mogelijk in kunt richten. Sluit de overeenkomst bijvoorbeeld gelijktijdig af met de SLA. Bij overheidsinstellingen is beschikken over een escrowregeling, in geval van aanbestedingen, overigens vaak een eis.

Valkuil 2 Alleen focussen op een faillissement

Oplossing: specificeer de afgifte

Specificeer helder in welke specifieke gevallen de regeling in werking treedt. Kijk verder dan alleen situaties waarbij een faillissement is ontstaan. Ook als de leverancier aanstuurt op een regeling die alleen uitgewonnen kan worden als er een faillissement speelt. In veel gevallen is een faillissement overigens wel de hoofdreden van het inzetten van de escrowregeling, maar ook de aanpalende voorwaarden mogen niet uit het oog verloren worden. Denk aan een dreigend faillissement of andere signalen die op uitval leiden. Het kan cruciaal zijn om de hosting al over te kunnen laten nemen nog vóórdat het faillissement is uitgesproken. Houd daar rekening mee tijdens het opstellen van de contracten. Twijfel je? Laat je dan goed adviseren.

Valkuil 3 Verschillende afspraken in contracten maken

Oplossing: breng rangorde in je contracten

Zorg ervoor dat er een logische onderlinge relatie in je contracten is. Spreek in, bijvoorbeeld, je SLA-overeenkomst dus hetzelfde af dan in je escrowregeling.  Hiermee voorkom je dat er conflicterende escrow afspraken in verschillende contracten worden opgenomen die later weer tot problemen kunnen leiden.

Valkuil 4 We hebben al een SLA, dús geen escrow nodig

Oplossing: begrijp dat dit twee verschillende zaken zijn

Een SLA heeft in basis niet zoveel te maken met een escrowregeling, want een SLA gaat over de gemaakte afspraken wanneer de dienstverlener en dienstverlening intact is. Een escrowregeling treedt pas in werking als dit niet het geval is. Wees je dus bewust van het onderscheid, want het zijn twee wezenlijk andere zaken.

Valkuil 5 De escrowregeling niet up to date houden

Oplossing: update in de juiste frequentie

Zorg ervoor dat de escrowregeling die je afsluit up to date is én dat blijft. Wanneer de softwareontwikkeling doorgaat en je update de escrowregeling niet, dan gaat de bruikbaarheid ervan met rasse schreden achteruit. Wanneer je bijvoorbeeld weet dat er elke twee weken een nieuwe sprint is en je deponeert twee keer per jaar, dan loop je al snel vele versies achter de feiten aan. Handel hiernaar en pas de juiste update-frequentie toe zodat je niet achter het net vist wanneer het onverhoopt tot een afgifte komt.

Escrow: logisch maar complex

We kunnen ons voorstellen dat bovenstaand logisch klinkt, maar dat het in de praktijk tóch complexe materie is. Schroom niet, neem contact met ons op. We zijn dag in dag uit met deze stof bezig en helpen je graag met een escrowregeling waar je écht iets aan hebt.